Gérer son temps de travail facilement et efficacement

Je me livre depuis quelques semaines à 2 expériences pour tenter de mieux gérer mon temps de travail. La première consiste à gagner du temps et l’autre à l’optimiser pour être plus productif. C’est de cette deuxième dont je vais parler aujourd’hui. En tombant sur l’article du monde : concentrez-vous!, je me suis dit que le sujet était d’actualité (et l’a peut-être toujours été) et qu’il pourrait être intéressant de partager mon expérience.

Le constat à faire est qu’avec la multiplication des sources de perturbation il devient difficile de rester concentré sur une tâche plus d’une dizaine de minutes sans être interrompu. Cela peut venir des collègues qui vous parlent sans cesse ou invite à partager une pause clope ou café, des réseaux sociaux et leurs flux continus d’information, d’emails ou du téléphone. On se retrouve avec la tête zigzagant d’une tâche à l’autre sans concentration possible et indéniablement on y perd en efficacité.

Définissez les priorités

Chaque jour, se fixer une liste de tâches à accomplir absolument et s’y tenir. Commencer la journée par les tâches prioritaires et dont la deadline est proche avant d’ouvrir vos mails ou d’effectuer votre veille. Cela permet d’éviter le phénomène de sérendipité qui vous fera consacrer plus de temps que voulu à ces opérations secondaires.

Stoppez le mainstream

La première chose à faire, selon mon expérience, est de se couper de la notion de temps qui file. Pour celà il est préférable de couper twitter, de fermer sa boite mail, et si possible de filtrer les appels entrants. Il s’agira de vous imposer une discipline et de garder un but jusqu’à son accomplissement.

C’est également pour celà qu’il est préférable d’utiliser les mails plutôt que le téléphone. Le mail à l’avantage de ne pas vous être imposé. Vous décidez de quand le lire, le traiter et y répondre contrairement au téléphone qui est bien plus intrusif. N’oubliez pas que votre correspondant profitera souvent d’un temps mort pour vous appeler sans se soucier de si c’est le cas pour vous. Et vous vous retrouvez avec vos pensées et votre logique stoppées nettes.

La plupart des sujets peuvent attendre quelques minutes ou heures alors ne bouleversez pas vos priorités.

Il n’est pas question d’arrêter la veille ou les réseaux sociaux mais juste de les déplacer dans le planning. Relire sa TL twitter en fin de journée permet d’éviter de lire plusieurs dizaines de fois les mêmes sujets relayés à tour de bras. Les informations ont ainsi le temps de mûrir durant la journée. Les articles publiés plus tard sont souvent plus complets et synthétisent généralement ceux diffusés dans la journée. Sélectionnez en quelques-uns et arrêtez-vous là.

Si vous n’avez pas le temps de creuser les sujets qui vous intéressent, notez les dans un coin. Vous y reviendrez dans un temps mort de votre journée de travail.

Répartir les tâches en fonction de vos capacités de concentration

La technique Pomodoro est un procédé de répartition des tâches en tranches de 25 minutes (temps moyen de concentration sans faille). Il s’agit de définir une tranche sans interruption et de s’accorder des pauses de 5 minutes maximum entre chacune d’elles. Puis pour 4 tâches accomplies, s’accorder une pause plus longue (entre 20 et 30 minutes) et en profiter pour s’aérer l’esprit et diminuer la tension.

Chacune de vos activités ne doit pas excéder 5 tranches Pomodoro (a peu près 2h en comptant les pauses). Vous devrez vous munir d’un stylo, d’une feuille et d’un minuteur. Dans un tableau vous fixerez vos activités les unes en dessous des autres et vous lancerez le minuteur réglé sur 25 minutes.

Au retentissement du minuteur vous ajouterez une croix à l’activité en cours. Vous profiterez de vos quelques minutes de répit pour vous détendre ou traiter une partie de vos mails. Vous relancez le chrono et vous repartez pour 25 minutes ininterruptibles ! Ainsi de suite jusqu’a l’accomplissement totale de l’activité.

Prenez des notes

Si vous appliquez cette technique vous devrez également prendre des notes supplémentaires. A coté de chaque activité réalisée notez si votre estimation était juste (dernière tranche réalisée en très peu de temps ou pas suffisamment divisée pour l’accomplir en moins de 5 tranches). Vous verrez alors les points qui vous posent problème dans votre estimation de temps et ceux que vous pourrez optimiser la prochaine fois.

L’avantage de cette technique est qu’elle est simple à mettre en place et ne nécessite aucun matériel. Je vous invite à l’expérimenter si vous avez l’impression d’avoir des difficultés à accomplir votre travail dans les temps ou tout simplement si le stress vous envahie à chaque regard vers la pendule.

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